היעדרויות וממלאי מקום — מדריך מלא עם צילומי מסך

מתחברים למערכתית, בוחרים למעלה את בית הספר שאיתו עובדים, ולוחצים בתפריט הצד על "היעדרויות".

המסך בנוי מארבעה חלקים, מלמעלה למטה: לוח שבועי לבחירת יום, רישום היעדרות, רשימת הנעדרים באותו יום, ורשימת השיעורים שצריך לכסות.

בלוח מוצגים ששת ימי הלימוד (יום א' עד יום ו'), ולכל יום מוצגים גם התאריך הלועזי וגם התאריך העברי.

לחיצה על יום הופכת אותו ליום הנבחר (מסומן במסגרת כחולה), וכל שאר המסך מתעדכן לפי אותו יום.

כפתורי "שבוע קודם" ו-"שבוע הבא" מזיזים את הלוח שבוע אחורה או קדימה. אפשר גם לבחור תאריך רחוק דרך השדה "תאריך אחר" למטה — הלוח יקפוץ לשבוע של אותו תאריך.

תג אדום קטן על יום (למשל "1 נעדרים") מראה שכבר נרשמו היעדרויות באותו יום — כך רואים במבט אחד את מצב השבוע.

בכותרת החלק הזה מופיע היום שנבחר עם התאריך הלועזי והעברי — כדאי לוודא שזה היום הנכון לפני הרישום.

בוחרים מורה מהרשימה (המורים מסודרים לפי א-ב), כותבים סיבה בשדה "סיבה" (מחלה, השתלמות, שמחה משפחתית — טקסט חופשי, לא חובה), ולוחצים "הוספה".

כברירת מחדל הסימון "יום שלם" דלוק. אם המורה נעדר רק בחלק מהיום — מסירים את הסימון ומזינים "משעה" ו-"עד" (למשל 1 עד 3).

לאחר בחירת המורה והסיבה, לחיצה על "הוספה" שומרת את ההיעדרות ומופיעה הודעת אישור "נרשמה היעדרות".

ניתן לרשום כמה מורים נעדרים באותו יום — חוזרים על אותו תהליך לכל מורה.

מתחת לטופס מופיעה רשימת כל מי שנעדר ביום הנבחר, עם שם המורה ותחתיו "יום שלם" או טווח השעות, והסיבה שנרשמה.

לחיצה על אייקון הפח האדום מוחקת את ההיעדרות (למשל אם המורה בכל זאת הגיע, או אם נרשם בטעות יום שגוי). המחיקה מעדכנת מיד גם את רשימת השיעורים לכיסוי.

מיד לאחר רישום ההיעדרות המערכת שולפת מהמערכת הפעילה את כל השיעורים של המורה הנעדר באותו יום ומציגה אותם ממוינים לפי שעה.

בכל שורה מופיעים מספר השעה, הכיתה, המקצוע, ומתחת — "במקום <שם המורה הנעדר>", כדי שיהיה ברור מי היה אמור ללמד.

אם החלק ריק, ההודעה מסבירה למה: אין מערכת פעילה, לא נרשמה היעדרות, או שלמורה הנעדר אין שיעורים ביום הזה.

בכל שורה יש רשימת בחירה "שבץ ממלא/ת מקום פנוי". הרשימה מציגה רק מורים שפנויים באמת באותה שעה — כלומר מורים שאינם משובצים בשעה הזו במערכת ואינם נעדרים בעצמם.

מורים שסומנו בכרטיס המורה כ"ממלא/ת מקום" מופיעים בראש הרשימה עם כוכב (★), כדי שקל יהיה להעדיף אותם.

בוחרים מורה — והשיבוץ נשמר לתאריך הזה בלבד. השורה מתחלפת בתג ירוק עם שם ממלא המקום, ולידו אייקון פח לביטול השיבוץ והחזרת רשימת הבחירה.

כשלא רוצים להחליט לבד מי מכסה, לוחצים על "שלח בקשת מילוי מקום" בראש חלק השיעורים. נפתח חלון שבו:

• מסמנים אילו שעות רוצים לכסות (אפשר חלק מהן).

• בוחרים למי לשלוח מתוך קבוצת ממלאי המקום — מורים שסומנו כממלאי מקום ויש להם כתובת מייל.

• מוסיפים הודעה חופשית (לא חובה), למשל "אפשר להגיע מ-8:30".

לחיצה על "שליחה" שולחת לכל מורה מייל אישי עם התאריך (לועזי ועברי), פירוט השעות והכיתות, וקישור אישי לאישור או דחייה — בלי צורך להתחבר למערכת. המערכת מודיעה לכמה מורים הבקשה נשלחה.

הראשון שמאשר מקבל את השעות, ולשאר מוצגת הודעה שהשעות כבר כוסו.